Według Barometru ING, w czasie pandemii zdalnie pracowało ponad 8 milinów osób. Powrót pracowników do pracy w biurze to spore wyzwanie, dlatego ważne jest zapewnienie im odpowiednich warunków, aby nie tylko czuli się dobrze, ale wykazywali także pełną motywację i mobilizację od wypełniania stawianych przed nimi obowiązków. Perspektywa przebywania w biurze staje się przykra, kiedy do tej pory pracownicy przyzwyczaili się do domowego ciepła, świeżo mielonej kawy z własnego ekspresu oraz braku konieczności stania w korkach w drodze do pracy.
Powrót do biura po pandemii
Chwilowe spadki liczby zachorowań sprawia, że coraz więcej pracodawców pragnie zapewnić powrót pracowników do biurowej przestrzeni, gdyż praca zdalna nie wpływa pozytywnie na wiele wskaźników. Przebywanie w domu wpływało negatywnie na poziom koncentracji pracowników, którzy w czasie pracy często wykonywali domowe sprawy, takie jak porządki, czy zakupy. Takie zachowania negatywnie wpłynęły na całokształt funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. W związku z tym pracodawcy coraz częściej planują powrót pracowników do firm. Zdają oni sobie jednak sprawę, że aby pracownicy mogli w pełnej koncentracji i motywacji realizować powierzone zadania, potrzebują atrakcyjnej, komfortowej przestrzeni, która z jednej strony umożliwi im kontakt i wymianę spostrzeżeń, a z drugiej taką, która zagwarantuje ciszę, spokój oraz komfortowe warunki, jak biurko z regulacją wysokości, czy rozwiązanie, jakim jest mata antyzmęczeniowa.
Skutki pandemii Covid-19 dla przedsiębiorstw
Według najnowszych raportów aż sześciu na dziewięciu Polaków pragnie pozostać w trybie pracy zdalnej po zakończeniu pandemii Covid-19. Twierdzą, że przebywanie w domu lepiej wpływa na ich procesy poznawcze, kreatywność, a także jakość pracy. Przedsiębiorcy nie są tego samego zdania. Niestety wiele firm bardzo dużo straciło, przechodząc w tryb zdalny. Mimo iż fakt ten był sporą oszczędnością dla firmy (ze względu na brak konieczność wynajmowania i utrzymywania pomieszczeń), efektywność pracy widocznie spadła, co przyczyniło się negatywnie na zyski. To ciekawe, że aż 63% osób pracujących zdalnie, chciałoby pozostać w trybie takiej pracy. Dane te potwierdzają, jak trudne będzie zachęcenie pracowników do tego, aby wrócili do swoich biur i wykonywali obowiązki w pracy, a nie w domu.
Dlaczego pracownicy chcą pozostać w zdalnym trybie pracy?
Praca zdalna dawała wiele możliwości. Osoby introwertyczne z pewnością czuły się swobodnie i przyjemnie w domowej przestrzeni, w której stworzyły sobie ciszę, spokój oraz optymalne warunki do pracy w przyjaznym otoczeniu. Dodatkowo szef nie widział także tego, ze w godzinach pracy zdarzało się załatwiać sprawy osobiste, w tym także sprawy na mieście. Wiele osób w przypadku "wpadki" tłumaczyła się problemami technicznymi, odłączeniem Internetu oraz szeregiem innych trudności, których nieprawdziwość trudno było podważyć ze względu na brak fizycznego wglądu w sytuację. Pracodawcy mimo wcześniejszych, optymistycznych wizji tego, iż sporo zaoszczędzą na przestrzeni biurowej, powoli odchodzi od tego pomysłu, chcąc mieć zespół w jednym składzie.
Dlaczego warto wrócić do stacjonarnego trybu pracy?
Większa dyscyplina
Niestety nie można zapomnieć o tym, iż brak obserwacji pracowników w pracy wpływa negatywnie na poziom ich dyscypliny. Kiedy za ścianą płacze chore dziecko, sąsiad robi remont lub z kosza na pranie wypadają ubrania, pracownik nie jest w stanie skupić się na pracy oraz wypełnianiu obowiązków. Dlatego też osoby nadzorujące lub kierujące jakimś projektem są w stanie przyglądać się temu, czy praca faktycznie wykonywana jest w należyty i sumienny sposób. Brzmi jak inwigilacja? Nic bardziej mylnego. Mowa tutaj wyłącznie o tym, iż przebywając w domu, trudno jest zachować 100 procentową efektywność.
Lepsza komunikacja
Praca w biurze to także lepsza komunikacja. Pracownicy mogą nie tylko rozmawiać i się integrować, ale także wymieniać się ciekawymi pomysłami, projektami i tworzyć burze mózgów, które wpływają pozytywnie na pracę zwłaszcza w branży zajmującej się marketingiem, reklamą i pokrewnymi dziedzinami. Warto zaznaczyć, że kontakt ze współpracownikami to także szansa na lepsze samopoczucie. Separowanie się w domu z pewnością ograniczyło dawniej utrzymywane kontakty. Teraz najważniejsze jest zadbanie o to, aby pracownicy chętnie przychodzili do biura, i wspólne kawy i dzielili się swoją radością i energią z innymi. Przebywanie w zdalnym trybie pracy ograniczało się jedynie do rozmów poprzez popularne komunikatory. Z pewnością utrudniało to kontakt.
Większa motywacja
Co ciekawe, przyglądając się pracy innym osobom w biurze, czujemy poniekąd presję, aby dorównać swoim kolegom, a nawet prześcignąć ich pomysły, stając się liderem zespołu i osobą docenianą przez szefa. Pracując zdalnie, nie widzimy tego, jaką pracę wykonuje druga osoba. Tkwiąc w czterech ścianach często można mieć przeświadczenie, że skoro my nie dajemy z siebie 100%, inni także ulegają samotności, zajmując się dziećmi lub rozmawiając z domownikami, którzy także prawdopodobnie przebywają w domu, pracując. Powoduje to chaos, destabilizację.
Jak przygotować przestrzeń biurową na powrót pracowników?
Stworzenie komfortowej przestrzeni biurowej
Przebywanie na home office miało z pewnością wiele korzyści dla pracowników, którzy stworzyli sobie w domu prawdziwy raj, w którym leżąc na łóżku lub kanapie, pracowali. W biurze komfort ten nie jest tak duży, jednak pracodawca może zadbać o zastosowanie nowoczesnych mebli, które zagwarantują pracownikowi komfort, ergonomię oraz stworzą w biurze ciekawą, designerską przestrzeń. Bardzo dobrym rozwiązaniem na poprawę warunków pracy okazuje się wykorzystanie rozwiązania, jakim jest biurko z regulacją wysokości. Dzięki niemu zarówno osoby bardzo wysokie, jak i bardzo niskie będą mogły dostosować poziom pracy i umieszczenia rąk na biurku w automatyczny i prosty sposób. Siedząc przy dobrze dopasowanym biurku, znacznie lepiej wykonujemy naszą pracę. Warto wspomnieć także o rozwiązaniu, jakim jest mata antyzmęczeniowa w formie kolczastych wypustek, które pozytywnie wpływają na układ krążenia oraz ogólne samopoczucie. Ciekawą opcją okazuje się także stołek balansujący, który można wykorzystać w sali konferencyjnej, kuchni lub wszędzie, gdzie pracownicy przebywają razem, rozmawiają i się integrują. Zagwarantowanie pracownikom optymalnych warunków w biurze pozwoli im na czerpanie maksimum satysfakcji oraz powrót do domu w stanie wypoczęcia i zrelaksowania.
Tematyczne spotkania
Wiele firm wprowadza tak zwane tematyczne dni, kiedy to np. w biurze zamawiana jest pizza lub inne jedzenie. Dzięki temu pracownicy chętniej przychodzą do biura i pracują. Warto zaznaczyć, że jest to także zachęta dla bardziej opornych pracowników, którym niespieszno jest wracać do stacjonarnego trybu pracy. Oczywiście dni te nie muszą odbywać się każdego tygodnia. Harmonogram może być ustalany np. raz na dwa tygodnie. Warto jednak zaznaczyć, że jest to ukłon w stronę załogi, który spowoduje, że docenią starania pracodawcy.
Powolne początki
Pracownicy, którzy wracają ze zdalnego trybu pracy, z pewnością zmagają się z obniżonym nastrojem, apatią oraz niechęcią do wypełnienia obowiązków w biurze. Należy zaznaczyć, że samo przebywanie w bardziej licznym gronie i hałasie, od którego zdążyliśmy się już odzwyczaić, może być bardzo trudnym doświadczeniem. Warto więc nie rozpoczynać współpracy od przydzielenia wielu trudnych zadań. Warto wdrażać je małymi krokami, aby pracownicy nie zniechęcili się od razu nadmiarem obowiązków, które z powodu trudności z koncentracją uwagi trudno im zrealizować.
Jak uatrakcyjnić przestrzeń biurową, aby pracownicy chętniej wracali?
Stworzenie intymnych, komfortowych warunków
Skoro wiemy już, jak ważne jest stworzenie pracownikom optymalnych warunków pracy, przyjrzyjmy się nieco bliżej szczegółom, o których warto pamiętać. Po co te wszystkie udogodnienia, o których wspomnieliśmy w punkcie powyżej? Przede wszystkim dlatego, że spędzanie kilku godzin przed komputerem to trudna kwestia nie tylko dla pracowników, którzy wracają z home office, ale wśród wszystkich osób, które kiedykolwiek przez kilka dziennie pracowały przed komputerem w biurze. Po kilku dniach kręgosłup zaczyna odmawiać posłuszeństwa. Boli nas szczególnie odcinek lędźwiowy i krzyżowy ze względu na garbienie się, dlatego biurko regulowane w połączeniu z ergonomicznym, wygodnym fotelem może pozytywnie wpłynąć na samopoczucie, zmniejszenie dolegliwości bólowych oraz oczywiście efektywność pracy. Zastosowanie rozwiązań, jak odprężający stołek balansujący oraz mata antyzmęczeniowa dla każdego pracownika to ukłon w stronę pracowników, który będzie potwierdzeniem, iż rozumiemy ich potrzeby i chcemy, aby poczuli się w pracy najlepiej, jak to możliwe. Dodatkowo przestrzeń uatrakcyjnić można także świeżo pomalowanymi ścianami, roślinami oraz kotarami, które odgrodzą nieco pracowników, dając im większą intymność zwłaszcza wtedy, kiedy w jednym pomieszczeniu przebywa kilka osób. Oczywiście niekwestionowanym "must have" w każdym biurze jest także klimatyzacja. Ważne, aby zapewniała ona czyste, dostoswane do temperatury pokojowej powietrze. Oczywiście priorytetem jest także zagwarantowanie odpowiedniego oświetlenia.
Pomieszczenie wyciszenia
Ciekawym pomysłem stosowanym przez wielu przedsiębiorców jest także stworzenie jednego lub najlepiej kilku niewielkich pomieszczeń, które, chociażby w pierwszej fazie powrotu pracowników z home office, zagwarantują im chwilę wyciszenia i intymności. Warto pamiętać, aby w pomieszczeniu tym znajdowało się nie tylko regulowane biurko, ale także wygodny fotel. Ciszę zapewnić mogą panele wyciszające oraz brak okna w danym wnętrzu. Taki zabieg pozwoli pracownikowi na chwilę wyciszenia i spokoju. W razie potrzeby jest on dostępny w firmie, jednak ma także chwilę dla siebie, którą może wykorzystać.
Dodatkowe wyposażenie biura
Projektanci wnętrz wymyślają coraz nowsze rozwiązania, które stosowane są w pomieszczeniach biurowych. Doskonałym przykładem poprawiającym integrację między pracownikami jest także wydzielenie specjalnej, wspólnej strefy "chill", w której zastosujemy wiszące, wygodne huśtawki, maty antyzmęczeniowe oraz kolorowe poduszki. Takie miejsce integracji z pewnością przypadnie pracownikom do gustu. Zastosowanie huśtawek, czy rozwiązania, jakim jest stołek balansujący, widoczne jest w coraz większej liczbie biur. Delikatne bujanie odpręży pracowników i sprawi, że znacznie bardziej komfortowo poczują się w swojej pracy. Warto rozważyć także wprowadzenie godzin, w których będziemy włączać muzykę, jeżeli nie robiliśmy tego wcześniej.
Czy pracownicy powinni wracać z home office?
Czy z perspektywy pracodawcy powrót z home office to dobre rozwiązanie? Tak, jednak powrót ten może być trudny, dlatego przestrzeń biurowa powinna być dobrze zagospodarowana. Warto mieć na uwadze wszystko to, co zostało poruszone w tym artykule. Okres pandemii i izolacji wpłynął negatywnie zarówno na samoocenę, jak i relacje międzyludzkie. Nawet dusze towarzystwa po wyjściu ze swojej bezpiecznej, domowej strefy komfortu mogą czuć się nieswojo. Warto więc dać pracownikom nie tylko biurko i krzesło, czy wspomniane wcześniej udogodnienia, ale warto także okazać zwykłą, ludzką życzliwość. Jeżeli pokażemy pracownikom, że ich samopoczucie oraz zdrowie jest dla nas ważne, a nie jedynie zyski i nowe kampanie, zyskamy szacunek i zaufanie. Oprócz tego istotne jest także zadbanie o zdrowie naszych pracowników, gdyż bez nich nasze przedsiębiorstwo nie będzie funkcjonowało w pełni dobrze. Okres pandemii dla wszystkich okazał się trudnym doświadczeniem. Pora jednak wyjść z tego marazmu i cieszyć się chwilą. Powrót do biura nie musi oznaczać przykrego doświadczenia. Wyrwanie się z własnych, czterech ścian prędzej, czy później pozytywnie wpłynie na to, jak pracę w biurze postrzega pracownik. W pracy nie mamy "rozpraszaczy", a wykonywane zadania oddawane są nareszcie w terminie.
